Unternehmer müssen Geschäftsunterlagen i.d.R. verpflichtend aufbewahren; für diesen Aufwand ist eine Rückstellung in der Bilanz zu bilden. Für Privatbelege besteht hingegen grundsätzlich keine gesetzliche Verpflichtung. Allerdings gibt es auch dabei Besonderheiten zu beachten. Nachfolgend die wichtigsten Aspekte für mehr Platz im Archiv zum Jahresanfang 2011:
Nach Handels- und Steuerrecht (§§ 257 HGB, 147 AO) müssen Kaufleute bzw. Unternehmer Geschäftsunterlagen sechs oder zehn Jahre lang geordnet aufbewahren. Diese Aufbewahrungspflicht ist Bestandteil der Buchführungs- und Aufzeichnungspflicht. Sind Unterlagen vorzeitig vernichtet worden und können sie daher im Rahmen einer Außenprüfung der Finanzbehörde nicht vorgelegt werden, kann das ein Verzögerungsgeld von 2.500 ı bis 250.000 ı nach sich ziehen (§ 146 Abs. 2a AO).
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