Gemäß § 147 AO muss der buchführungspflichtige Steuerpflichtige bestimmte Unterlagen aufbewahren. Dazu zählen auch grundsätzlich alle Aufzeichnungen zu den Bareinnahmen. Allerdings muss sich die Einzelaufzeichnung im Rahmen des Zumutbaren bewegen. In einem aktuellen Fall geht der BFH (Urt. v. 16.12.2014 - X R 42/13) von einer Zumutbarkeit aus, wenn ein Kassensystem ohnehin die entsprechenden Einzelaufzeichnungen vorhält. Dann besteht eine Aufzeichnungspflicht, die auch zu einer Aufbewahrungs- und Herausgabepflicht führt.
Die Klägerin des Ausgangsverfahrens betrieb in den Streitjahren 2007 bis 2009 eine Apotheke. Gemäß §§ 238 ff. HGB war sie buchführungspflichtig. Sie erfasste ihre Umsätze mit einem speziell für Apotheken entwickelten System. Es handelte sich dabei um ein PC-gestütztes Erlöserfassungssystem, in das eine Warenwirtschaftsverwaltung integriert war. Ihre Tageseinnahmen erfasste die Klägerin wie folgt:
Die Einnahmen wurden mithilfe modularer PC-Registrierkassen erfasst. Die Tageseinnahmen ermittelte die Klägerin mithilfe der Tagesendsummenbons (Z-Bons). Anschließend wurde der Zähler auf null gestellt. Die Endsumme der einzelnen Z-Bons trug die Klägerin jeweils in ein manuell geführtes Kassenbuch ein.
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