Ein schriftlicher Verwaltungsakt, der durch die Post mit einfachem Brief übermittelt wird, gilt am dritten Tag (bei einer Übermittlung im Geltungsbereich der AO) bzw. einen Monat (bei einer Übermittlung außerhalb des Geltungsbereichs der AO) nach der Aufgabe zur Post als bekanntgegeben, außer wenn er nicht oder zu einem späteren Zeitpunkt zugegangen ist. Die Zugangsvermutung findet auch Anwendung, wenn die Übermittlung durch einen privaten Postdienstleister erfolgt ist.
Ein Verwaltungsakt kann auch durch Telefax wirksam bekanntgegeben werden. Bei dem durch Telefax bekannt gegebenen Verwaltungsakt handelt es sich um einen elektronisch übermittelten Verwaltungsakt (AEAO zu § 122 Nr. 1.8.2) mit der Folge, dass er unabhängig von einer Bekanntgabe im In- oder Ausland am dritten Tag nach der Absendung als bekanntgegeben gilt (§ 122 Abs. 2a AO).
Im Zweifel hat die Behörde den Zugang des Verwaltungsakts und den Zeitpunkt des Zugangs nachzuweisen (§ 122 Abs. 2, Abs. 2a AO). Für die Nachweispflicht gelten nach der Rechtsprechung folgende Grundsätze:
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